POLITICA GENERALA DE CONFIDENTIALITATE

in cadrul  INGENIOUS MEDIA S.R.L.

cu privire la Regulamentul UE 2016/679 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE

 

Societatea INGENIOUS MEDIA S.R.L. (denumita in continuare „Compania” sau „Societatea”)  se aliniaza Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului – privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE (denumit in continuare in prezentul plan “Regulamentul” sau „GDPR” ) care va deveni aplicabil din data de 25 mai 2018.

Prezenta Politica se aplica:

  • Sediilor si punctelor de lucru apartinand INGENIOUS MEDIA S.R.L.
  • Tuturor departamentelor si intregului personal apartinand INGENIOUS MEDIA S.R.L.
  • Tuturor contractantilor, furnizorilor si altor persoane care lucreaza in numele INGENIOUS MEDIA S.R.L.

TERMENI REGULAMENT :

  • Operator – entitatea – in cazul de fata – INGENIOUS MEDIA S.R.L., sau orice alta persoana juridica, autoritate publica, agentie sau organizatie non-guvernamentala, care prelucreaza sau stabileste scopurile si mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal;
  • Date cu caracter personal– orice informatii privind o persoana fizica indentificata sau identificabila; o persoana identificabila este acea persoana care poate fi identificata – direct sau indirect, prin referire la un element de identificare: nume/prenume, adresa, cod numeric personal, e-mail, telefon, venituri, date biometrice, imaginea, adresa de IP sau prin referire la datele medicale, genetice, datele privind originea etica sau rasiala, convingeri politice, religioase, filosofice, culturale sau apartenenta sindicala;
  • Persoana vizata –orice persoana fizica ale carei date cu caracter personal pot fi sau sunt prelucrate de operator;

INFORMATII GENERALE:

INGENIOUS MEDIA S.R.L., cu sediul in Bucuresti, inregistrata la Oficiul Registrului Comertului sub nr. j40/12300/2014, avand cod fiscal 33727456,

e-mail: office[@]ingeniousmedia.ro, este responsabila de prelucrarea datelor tale cu caracter personal pe care le colectam direct de la persoanele fizice vizate sau din alte surse legale.

Compania noastra – INGENIOUS MEDIA S.R.L. are calitatea de operator potrivit prevederilor noului Regulament.  Pentru ca datele persoanelor fizice vizate sa fie prelucrate in siguranta, am depus toate eforturile sa implementam masuri rezonabile pentru a proteja informatiile  personale ale acestora.

Cand persoana fizica vizata intra intr-o relatie de orice natura cu noi, ne incredinteaza informatiile sale.

Scopul acestei Politici generale de confidentialitate este sa  explice persoanelor fizice vizate ce date prelucram, de ce le prelucram si ce facem cu ele – in calitatea noastra de operator. Luam in serios confidentialitatea si nu vindem niciodata liste sau adrese de e-mail. Fiind pe deplin constienti de faptul ca informatiile personale apartin fiecarei persoane fizice, facem tot posibilul sa le stocam in siguranta si sa le prelucram cu atentie. Nu oferim informatii unor parti terte fara a informa in prealabil persoanele vizate. Aceste informatii sunt importante. Speram ca ele sa fie citite cu atentie.

Aceasta politica generala de confidentialitate nu acopera aplicatiile si site-urile altor terti la care persoanele pot ajunge prin accesarea link-urilor de pe site-ul nostru. Acest lucru excede controlului nostru. Incurajam pe toti sa examineze Politica de confidentialitate de pe orice site si/sau aplicatie inainte de a furniza date personale.

Aceasta politica generala de confidentialitate acopera si procesul de recrutare si selectie a candidatilor la posturile ofertate de companie (de ex. – compania obtine date cu caracter personal ca urmare a solicitarii completarii unui formular dintr-o aplicatie sau prin transmiterea unui CV – prin e-mail). Compania aduce la cunostinta solicitantilor datele personale care le vor fi colectate, scopul in care sunt colectate si cum vor fi utilizate, in stransa legatura cu existenta  Politicii de confidentialitate specifice recrutarii formulata de companie (in operatiunea de recrutarea pe e-mail exista un link catre politica de confidentialitate).

Potrivit legislatiei, persoana fizica beneficiara a serviciilor noastre sau persoana aflata intr-o relatie de orice fel cu noi, este o „persoana vizata”, adica o persoana fizica identificata sau identificabila. Pentru a fi complet transparenti in privinta prelucrarii de date si pentru a permite ca aceasta sa isi exercite cu usurinta, in orice moment, drepturile, am implementat masuri pentru a facilita comunicarea dintre noi, operatorul de date si persoana vizata.

 

ANGAJAMENTUL INGENIOUS MEDIA S.R.L. :

Protectia informatiilor personale ale persoanelor vizate este foarte importanta pentru noi. De aceea, ne-am luat angajamentul sa respectam noul Regulament (EU) 2016/679, legislatia nationala aplicabila in materie, dar si urmatoarele principii:

  • Legalitate, echitate si transparenta:

Prelucram datele cu caracter personal legal si corect. Suntem intotdeauna transparenti in privinta informatiilor pe care utilizam, iar persoana vizata este informata corespunzator.

  • Controlul apartine persoanei fizice vizate

In limitele legii, oferim acesteia posibilitatea de examina, modifica, sterge datele personale pe care le-a impartasit cu noi si de a-si exercita celelalte drepturi.

  • Integritatea datelor si limitarea scopului:

Utilizam datele numai in scopurile descrise la momentul colectarii sau in noi scopuri compatibile cu cele initiale. In toate cazurile, scopurile noastre sunt compatibile cu legislatia. Luam masuri rezonabile pentru a ne asigura ca datele personale sunt corecte, complete si actualizate.

  • Securitate:

Am implementat masuri rezonabile de securitate si criptare, astfel incat sa protejam cat mai bine informatiile. Cu toate acestea, este de retinut faptul ca niciun site web, nicio aplicatie si nicio conexiune la internet nu este complet sigura.

INTREBARI:

Daca exista intrebari sau nelamuriri cu privire la prelucrarea datelor persoanelor vizate sau acestea doresc sa isi exercite drepturile legale in legatura cu datele pe care le detinem sau daca exista temeri cu privire la modul in care tratam orice problema de confidentialitate, orice persoana vizata interesata ne poate  scrie la adresa de e-mail: office[@]ingeniousmedia.ro.

Putem schimba aceasta Politica Generala de confidentialitate in orice moment. Toate actualizarile si modificarile prezentei Politici sunt valabile imediat dupa notificarea lor, pe care o vom realiza prin afisare pe site si/sau notificare pe e-mail.

INFORMATIILE PERSOANELOR VIZATE:

Atunci cand persoanele vizate interactioneaza in orice fel cu noi este posibil sa ne furnizeze sau sa obtinem din alte surse informatii precum:

  • Nume/Prenume
  • Adresa
  • E-mail
  • Telefon
  • CNP-ul
  • Informatii despre produsele si serviciile achizitionate
  • Informatii bancare, cont bancar pentru plati

DE CE COLECTEAZA INGENIOUS MEDIA S.R.L. ACESTE DATE :

Colectam informatiile persoanelor vizate in scopuri determinate si legitime care includ, dar nu se limiteaza la acestea, urmatoarele:

  • Pentru a factura produsele cumparate
  • Pentru a trimite la adresa indicata produsele comandate
  • Pentru comunicarea legata de onorarea comenzilor sau alte probleme/situatii care pot sa apara
  • Pentru ridicarea retururilor unde este cazul
  • Pentru returnarea banilor in cazul retururilor
  • Pentru a putea comunica cu candidatii la pozitiile ofertate de companie;
  • Pentru a lua decizia potrivita in vederea angajarii acestora;
  • In vederea incheierii si executarii unui contract de munca potrivit specializarii/calificarii candidatilor;
  • In vederea incheierii sau executarii/modificarii unui contract dintre persoanele vizate si companie;
  • Pentru a raspunde la intrebarile si solicitarile persoanelor vizate;
  • In scop de marketing, insa doar in situatia in care avem consimtamantul prealabil al persoanei vizate;
  • Pentru a oferi si imbunatati serviciile si produsele pe care le ofera compania;
  • Pentru a diagnostica sau a remedia probleme tehnice;
  • Pentru a oferi reclama si continut personalizat;
  • Pentru a apara compania impotriva atacurilor cibernetice;
  • Pentru crearea si/sau mentenanta conturilor;
  • Pentru a conforma compania legislatiei;
  • Pentru constatarea sau revendicarea unui drept in instanta;

 

CARE ESTE TEMEIUL LEGAL PENTRU PRELUCRARE:

  1. Persoana vizata si-a dat consimtamantul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal:

 

Este de retinut ca persoana vizata isi poate retrage in orice moment consimtamantul prin urmarea instructiunilor de dezabonare („unsubscribe”) din fiecare e-mail sau prin transmiterea unei cereri scrise la adresa de e-mail: office[@]ingeniousmedia.ro

  1. Prelucrarea este necesara pentru incheierea sau executarea unui contract intre persoana vizata si companie: contract de vanzare, contract de prestari servicii, contract de sponsorizare.
  2. Prelucrarea este necesara in vederea indeplinirii unei obligatii legale a organizatiei
  3. Prelucrarea este necesara pentru a proteja interesele vitale ale persoanei fizice vizate sau ale altei persoane fizice;

 STOCAREA DATELOR IN CADRUL INGENIOUS MEDIA S.R.L.

Stocam datele cu caracter personal doar pe perioada necesara indeplinirii scopurilor, dar nu mai mult de 5 ani de la incetarea contractului sau ultima interactiune a persoanei fizice vizate cu compania. Dupa incheierea perioadei, datele cu caracter personal ale persoanelor vizate vor fi distruse sau sterse din sistemele informatice sau transformate in date anonime pentru a fi utilizate in scopuri de cercetare stiintifica, istorica sau statistica.

Este de retinut faptul ca in anumite situatii expres reglementate, stocam datele pe perioada care ne este impusa de lege.

PARTAJAREA INFORMATIILOR TALE CU TERTE PERSOANE:

INGENIOUS MEDIA S.R.L. nu va dezvalui datele obtinute de la persoane vizate pe parcursul etapelor de recrutare, catre alte companii terte fara sa fi obtinut in prealabil un consimtamant expres si separat in acest sens.

Compania confirma, ca datele cu caracter personal obtinute in urma procesului de recrutare sunt stocate in mod securizat sau sunt distruse, sens in care informam peroanele vizate ca exista acorduri de prelucrare a datelor cu furnizorul/furnizorii de software prin care acestia au asigurat  la randul lor compania ca sunt conformi cu GDPR.

INGENIOUS MEDIA S.R.L. poate dezvalui datele persoanelor fizice vizate, respectand legea aplicabila, partenerilor de afaceri sau altor terti, cum ar fi proprii imputerniciti.

 

Depunem in permanenta eforturi rezonabile pentru a ne asigura ca acesti terti au implementate masuri adecvate de protectie si securitate. Cu acesti terti avem clauze contractuale astfel incat datele tale sa fie protejate. Vom informa persoanele vizate de fiecare data cu privire la identitatea acestor companii inainte de transmitere sau intr-un termen rezonabil si ne vom asigura ca orice transfer este legitim, avand la baza consimtamantul acestora sau alt temei juridic.

 

De exemplu, am putea furniza datele cu caracter personal catre alte companii, precum furnizorii de servicii IT sau telecomunicatii, contabilitate, servicii juridice, companii de curierat, si alti terti cu care avem o relatie contractuala. Acesti terti sunt selectati cu o grija deosebita astfel incat aceste date sa fie prelucrate doar in scopurile pe care noi le indicam.

De asemenea, compania ar putea partaja datele persoanelor fizice vizate catre parteneri de afaceri ca urmare a unui efort comun de a oferi un produs sau un serviciu.

Desi putin probabil, compania ar putea vinde in viitor afacerea sau o parte a afacerii, situatie care va include transferul  acestor date.

Ar putea fi transmise datele si altor parti avand consimtamantul sau potrivit instructiunilor persoanei fizice vizate.

Informatiile cu caracter personal vor putea fi furnizate si catre parchet, politie, instantele judecatoresti si alte organe abilitate ale statului, in baza si in limitele prevederilor legale si ca urmare a unor cereri expres formulate.

In limite rezonabile, compania se va sigura ca datele persoanelor vizate nu parasesc Spatiul Economic European, insa, in masura in care va transfera date catre state din afara SEE, va urmari, in toate cazurile, ca transferurile sa fie legitime, avand la baza consimtamantul explicit al persoanei vizate sau alt temei legal.

 

DREPTURILE PERSOANEI VIZATE IN LUMINA NOULUI REGULAMENT:

  • Dreptul de retragere a consimtamantului acolo unde prelucrarea se face in baza consimtamantului ;
  • Dreptul de a fi informata cu privire la prelucrarea datelor tale ;
  • Dreptul de acces asupra datelor;
  • Dreptul de a rectifica datele inexacte sau incomplete ;
  • Dreptul de stergere („dreptul de a fi uitat”) ;
  • Dreptul la restrictionarea prelucrarii
  • Dreptul de a transmite datele pe care le avem despre persoana vizata catre alt operator
  • Dreptul de a se opune prelucrarii datelor
  • Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automata, inclusiv crearea de profiluri
  • Dreptul de a se adresa justitiei
  • Dreptul de formula o plangere in fata Autoritatii de Supraveghere.

 

INGENIOUS MEDIA S.R.L. aduce la cunostinta oricarei persoane fizice vizate faptul ca:

 

  • Isi poate retrage consimtamantul privind prelucrarea datelor cu caracter sensibil sau/si pentru marketing direct in orice moment prin urmarea instructiunilor de dezabonare din fiecare e-mail/sms sau alt mesaj electronic.
  • Daca doreste sa isi exercite drepturile, o poate face prin transmiterea unei cereri scrise, semnate si datate la adresa de e-mail office[@]ingeniousmedia.ro
  • Drepturile enumerate mai sus nu sunt absolute. Exista si exceptii, de aceea fiecare cerere primita va fi analizata astfel incat sa se poate decide daca aceasta  este intemeiata sau nu. In masura in care cererea este intemeiata, compania  va facilita exercitarea drepturilor. Daca cererea este neintemeiata, o va respinge, insa va informa persoanele vizate asupra motivelor refuzului si asupra drepturilor acestora de a depune o plangere la Autoritatea de Supraveghere si de a se adresa justitiei.
  • Compania va incerca sa raspunda solicitarii acesteia in termen de 30 de zile. Cu toate acestea, termenul poate fi prelungit in functie de diferite aspecte, precum complexitatea cererii, numarul mare de cereri primite sau imposibilitatea de a te identifica intr-un termen util.
  • Daca, desi depune toate eforturile, compania nu reuseste sa identifice persoana vizata, iar aceasta nu ii furnizeaza informatii suplimentare pentru a reusi sa o identifice, compania nu va fi obligata  sa dea curs solicitarii.

SOLICITARI ?I EXERCITAREA DREPTURILOR:

Daca exista intrebari sau nelamuriri cu privire la prelucrarea informatiilor persoanei fizice vizate sau  aceasta doreste sa isi exercite drepturile legale sau are orice alta temere cu privire la confidentialitate, ne poate scrie la adresa de e-mail office[@]ingeniousmedia.ro

De asemenea, datele de contact ale persoanei care prelucreaza datele personale ale angajatilor in cadrul INGENIOUS MEDIA S.R.L. sunt:

Tel ·  0765.983.580 

 

INGENIOUS MEDIA S.R.L.

Prin Administrator / Director General